Le riunioni degli organi societari ai tempi del Coronavirus

Le riunioni degli organi societari ai tempi del Coronavirus

di Augusto Santoro - Società e governance

Come è noto, con i Decreti del Presidente del Consiglio dei Ministri rispettivamente in data 8, 9 e 11 marzo 2020, sono state dettate talune disposizioni, per tutto il territorio italiano, che allo scopo di indicare misure urgenti di contenimento del contagio da Covid-19, impongono restrizioni alla possibilità di riunirsi e l’obbligo di evitare assembramenti.

La norma, nello stabilire (in tutti i casi possibili) la necessaria partecipazione a meeting esclusivamente da remoto, è dunque in grado di incidere profondamente anche sulla tenuta di riunioni consiliari ed assembleari, a maggior ragione in vista della prossima stagione finalizzata all’approvazione dei bilanci.

Appare dunque utile una breve panoramica in merito alle possibilità offerte dall’ordinamento per la tenuta di riunioni di organi societari attraverso moderne tecnologie.

Innanzitutto è opportuno precisare come gli artt. 2388 e 2370 del codice civile stabiliscano, rispettivamente, – ove lo statuto lo preveda (1) – la possibilità di consentire lo svolgimento di riunioni consiliari ed assembleari tramite mezzi di telecomunicazione, essi nella più ampia accezione del termine, dunque: audio-conferenza, tele-conferenza, video-conferenza o altre forme “telematiche” consentite dall’attuale tecnologia.

La legge dispone inoltre, qualora previsto statutariamente, la possibilità per le sole società a responsabilità limitata di tenere riunioni consiliari ed assembleari con metodo non collegiale (i.e. consultazione scritta e consenso espresso per iscritto) e dunque senza incontro fisico o virtuale degli aventi diritto. Tale facoltà non è invece prevista per le società per azioni.

A fronte del piuttosto scarno dettato normativo appaiono innanzitutto necessarie (anche a ragione degli interventi giurisprudenziali e dottrinali al riguardo) talune condizioni minime ed essenziali per la tenuta di riunioni “telematiche”, ovvero:

  1. il rispetto del metodo collegiale e dei principi di buona fede e parità di trattamento dei partecipanti,
  2. la possibilità per il presidente della seduta di procedere ad un corretto accertamento dell’identità e la legittimazione degli intervenuti, regolare lo svolgimento dell’adunanza, constatare e proclamare i risultati della votazione,
  3. la possibilità per il soggetto verbalizzante di percepire adeguatamente gli eventi assembleari oggetto di verbalizzazione,
  4. la possibilità per gli intervenuti di partecipare alla discussione e alla votazione simultanea sugli argomenti all’ordine del giorno,
  5. l’indicazione nell’avviso di convocazione dei luoghi audio/video collegati.

Gli statuti delle società di capitali tipicamente ripetono piuttosto pedissequamente quanto sopra, in taluni (ma non tutti i) casi stabilendo altresì che le riunioni debbono ritenersi svolte nel luogo ove saranno (fisicamente) presenti il presidente e il soggetto verbalizzante.

Nel contempo, gli statuti sociali prevedono – sia per le riunioni consiliari che assembleari – le modalità di nomina del presidente e del segretario della riunione (ciò in ossequio a quanto previsto per le assemblee dall’art. 2371 del codice civile), stabilendo una sorta di decalage nella scelta del presidente (ovvero: in prima istanza il presidente del consiglio di amministrazione, ovvero in caso di assenza o impedimento – da intendersi anche la presenza fisica in un luogo diverso da quello in cui è presente il segretario della seduta – , il vice-presidente, l’amministratore delegato, la persona più anziana ovvero – in ultima istanza – la persona designata dagli intervenuti).

Appare altresì utile precisare che il soggetto verbalizzante possa essere scelto anche tra soggetti esterni al Consiglio di Amministrazione o alla compagine sociale (ben potendo, dunque, in caso di necessità chiedere ad un proprio familiare maggiorenne di assistere alla riunione nel medesimo luogo fisico ove sia presente il presidente, con conseguente piena validità del consesso).

Da quanto sopra discende che anche al tempo del Coronavirus, sia possibile – in condizioni di sicurezza per la salute e nel rispetto delle norme dettate dai provvedimenti sopra indicati – procedere alla tenuta di valide riunioni prediligendo i mezzi “telematici”.

A tal fine sarà dunque utile – dopo una attenta valutazione delle concrete previsioni statutarie – convocare la riunione (al netto di quanto si dirà di seguito) in un luogo ove possano essere fisicamente presenti il presidente ed il segretario, scelti con le modalità di cui sopra. Dunque sarà ben possibile convocare la riunione presso il proprio domicilio richiedendo ad un proprio familiare di fungere da segretario. Ove ciò non sia possibile si potrà convocare la riunione presso il domicilio di un altro consigliere o di un terzo (ciò solo per le assemblee dei soci dovendo il CdA sempre essere presieduto da uno dei consiglieri) che possa avere disponibilità di un familiare maggiorenne o altro soggetto in grado di fungere da segretario.

Si noti al riguardo come potranno anche essere debitamente tenute assemblee straordinarie (in cui il notaio è chiamato a fungere da segretario) convocando le stesse presso il domicilio/studio del notaio il quale potrà dunque avvalersi di un soggetto terzo che funga da presidente della seduta (designato dunque dagli intervenuti come tale).

Appare dunque opportuno che – in vista della stagione delle assemblee chiamate alle approvazioni dei bilanci ed attese le tempistiche non note di risoluzione dei temi legati all’attuale emergenza sanitaria – si ponga particolare attenzione (a maggior ragione per le società ad azionariato più diffuso, ad esempio le società quotate su AIM Italia) alle modalità di convocazione indicando sempre nel relativo avviso:

  1. le modalità di tenuta della seduta ed i mezzi telematici per il collegamento (tenendo altresì a mente le potenziali esigenze di confidenzialità al riguardo, ad esempio fornendo la generale indicazione del mezzo adottato e manifestando la necessità di richiedere preventivamente al personale della società le password per accedervi, in maniera da poter controllare l’effettiva presenza di soggetti legittimati (2) );
  2. una seconda (o anche ulteriore) data di convocazione dell’assemblea nel mese di maggio – ove non si intenda accedere al pur possibile beneficio del maggior termine di 180 gg previsto dall’art. 2364, comma 2, del codice civile (3) – in maniera da non dover procedere ad ulteriore convocazione nel caso in cui si intenda invece tenere (o non sia materialmente possibile anche a ragione delle previsioni statutarie) una riunione fisica una volta venuta meno l’odierna esigenza.

Va da ultimo precisato che una posizione più “liberale” del disposto degli artt. 2388 e 2370 del codice civile sembrerebbe consentire (ciò maggiormente in linea con le odierne esigenze ed il contenuto dei citati decreti) la convocazione di riunioni del tutto “virtuali” ove venga prevista la partecipazione solo a mezzo di collegamento telematico e non sia dunque prevista una riunione “fisica”, di talché discenderebbe la possibilità che presidente e segretario siano collocati in luoghi diversi ma audio/video-collegati tra loro rendendo valide anche le riunioni in cui non vi sia compresenza di detti soggetti (4). In tal caso appare opportuno che la riunione venga convocata presso il domicilio del presidente o del segretario manifestando che essa sarà però tenuta solo con mezzi telematici (invitando dunque gli aventi diritto esclusivamente a collegarsi agli stessi).

Trattandosi di extrema ratio – a ragione della circostanza per cui, si è visto, con semplici accorgimenti ben si potrà procedere alla tenuta di riunioni consiliari ed assembleari anche nel periodo del Coronavirus – si suggerisce che la verbalizzazione in tali casi faccia prendere espressamente atto i partecipanti della circostanza, condividendo dunque le ragioni di necessità dettate dalla situazione di anormalità nel periodo in viene svolta la riunione.


Note

  1. Si registra in particolare una posizione del Comitato Interregionale Dei Consigli Notarili Delle Tre Venezie (massima H.B. 39) la quale ritiene che “Nelle società per azioni “chiuse”, anche in assenza di una specifica previsione statutaria, deve ritenersi possibile l’intervento in assemblea mediante mezzi di telecomunicazione, a condizione che siano in concreto rispettati i principi del metodo collegiale”.
  2. Restano salvi gli usuali adempimenti in merito al deposito/invio di certificazioni atte a dimostrare la titolarità delle partecipazioni, deleghe di voto etc..
  3. A tal riguardo si ricorda che – ovo e lo statuto lo preveda – la società (con semplice deliberazione del CdA da tenersi entro 120 gg dalla chiusura dell’esercizio) potrà optare per il maggior termine per l’approvazione del bilancio ove sia necessario procedere a consolidato o particolari esigenze lo richiedano (tra le quali appare senz’altro sussumibile anche l’attuale situazione sanitaria).
  4. Tale è anche al recentissima posizione dei Notai milanesi che, nella Massima n. 187 dell’11 marzo 2020, ritengono possibile una riunione con presidente e segretario non fisicamente nello stesso luogo anche nel caso gli statuti lo prevedano espressamente; circostanza dunque in grado di risolvere pertanto la gran parte dei temi pratici collegati alla tenuta di riunioni in questo periodo.